Événements et bénévoles pour la protection de la nature

Les programmes de terrain ont besoin de participants : participants aux ateliers, personnes s'inscrivant au sein de la communauté et équipes de bénévoles. Si votre forfait inclut Events Manager, gérez les inscriptions via cet outil plutôt que d’y ajouter un outil de billetterie distinct. Réservez les sondages au marquage scientifique : ils répondent à un besoin différent de celui de savoir qui s’est inscrit à la journée de randonnée de samedi.

Conditions préalables

Gestionnaire d’événements visible dans la barre latérale (événements inclus dans votre forfait)
Stripe Connect si vous vendez des billets payants
Les sondages sont facultatifs pour les événements : vous pouvez inscrire des bénévoles sans recenser d’espèces, et recenser des espèces sans organiser d’événement

Modes d’inscription adaptés à la conservation

Mode	Utilisation typique
Payant	Journée de formation pratique payante, dîner de bienfaisance
Gratuit (RSVP)	Réunion d’information publique ou journée portes ouvertes sur les sentiers
Inscription de bénévoles	Équipe de restauration, week-end d’entretien des caméras

Pour les modes « Gratuit » et « Bénévolat », choisissez Confirmation automatique ou Vérification manuelle. La vérification manuelle est utile lorsque les places sont limitées ou que vous devez sélectionner les participants avant de communiquer le lieu de rendez-vous.

Déroulement au quotidien

Créez l’événement ; définissez le mode, la capacité d’accueil et les sessions.
Publiez l’inscription ou réservez-la aux personnes invitées.
Dans la rubrique Participants, validez les inscriptions en attente lorsqu’un examen est nécessaire.
Utilisez Ajouter un bénévole pour envoyer par e-mail un lien d’acceptation à une personne que vous connaissez déjà.
Enregistrez les participants à partir de la même liste le jour même.

Détails complets : Gérer les sessions et les inscriptions à un événement. Présentation : Présentation des événements.

Définissez clairement les rôles au sein de votre équipe

Outil	Réponses
Responsable des événements	Qui s’est inscrit et qui s’est enregistré sur place
Enquêtes et observations	Ce qui a été détecté sur les photos
Portfolio et carte d’impact	Ce que le public voit par la suite

Les photos prises lors d’une journée de bénévolat peuvent ensuite être associées à une enquête. Les listes d’inscription ne sont pas la même chose que les relevés d’espèces : formez le personnel en conséquence.

Conseils pratiques

Conseil	Pourquoi
Publiez l’emplacement du rendez-vous de manière discrète ; envoyez par e-mail les points de rassemblement exacts après validation	Limite la découverte fortuite de sites sensibles
Privilégiez la vérification manuelle pour les emplacements sensibles	Vérifiez avant de partager les informations logistiques
Proposez un don après une confirmation gratuite de participation	Soutien facultatif sans obligation de paiement pour participer
Invitez des coordinateurs disposant de rôles qui contournent la facturation	Rôles et autorisations

Étapes

Vérifiez que la fonctionnalité « Gestionnaire d’événements » est incluse dans votre forfait.
Créez un petit test d’inscription de bénévoles ou de réservation gratuite avec une capacité réduite.
Effectuez une inscription publique et, si nécessaire, recevez un e-mail de validation.
Envoyez une invitation Ajouter un bénévole et acceptez-la depuis une boîte de réception de test.
Pour les ateliers payants, connectez Stripe et générez un billet de test.
Déterminez en interne quels événements peuvent afficher une carte et lesquels doivent indiquer uniquement un lieu par e-mail.

Vérification de votre configuration

Le mode d’inscription correspond au type d’événement.
La capacité d’accueil et les flux d’attente de validation fonctionnent.
L’e-mail d’invitation et le lien d’acceptation s’affichent correctement.
Les billets payants n’apparaissent que lorsque les paiements Stripe les autorisent.

Prochaine étape de ce processus

Exporter un pack de données Camtrap

Documentation associée