Eventos y voluntarios para la conservación
Utiliza Events Manager para organizar talleres de campo de pago, inscripciones gratuitas y equipos de voluntarios —con revisión manual opcional e invitaciones por correo electrónico—, al tiempo que mantienes las encuestas para los registros científicos y tu página web pública para contar historias.
Los programas de campo necesitan gente: participantes en talleres, personas de la comunidad que confirmen su asistencia y equipos de voluntarios. Si tu plan incluye Events Manager, gestiona allí las inscripciones en lugar de añadir una herramienta de venta de entradas independiente. Reserva Surveys para el etiquetado científico; resuelven un problema distinto al de saber quién se ha inscrito para la jornada de senderismo del sábado.
Requisitos previos
- Gestor de eventos visible en la barra lateral (eventos de tu plan)
- Stripe Connect si vendes entradas de pago
- Las encuestas son opcionales para los eventos: puedes inscribir a voluntarios sin clasificar especies, y clasificar especies sin organizar un evento
Modos de inscripción adecuados para la conservación
| Modo | Uso habitual |
|---|---|
| De pago | Jornada de habilidades de campo con entrada, cena benéfica |
| Gratuito (confirmación de asistencia) | Sesión informativa pública o jornada de senderismo abierta |
| Inscripción de voluntarios | Equipo de restauración, fin de semana de mantenimiento de cámaras |
Para los modos gratuito y de voluntariado, elige Confirmación automática o Revisión manual. La revisión manual resulta útil cuando las plazas son limitadas o necesitas seleccionar a los participantes antes de compartir el punto de encuentro.
Flujo de trabajo diario
- Crea el evento; configura el modo, el aforo y las sesiones.
- Publica la inscripción o manténla solo por invitación.
- En Asistentes, aprueba a las personas pendientes cuando sea necesaria una revisión.
- Utiliza Añadir voluntario para enviar por correo electrónico un enlace de aceptación a alguien que ya conozcas.
- Registra la llegada de las personas a partir de la misma lista el mismo día.
Más detalles: Gestionar sesiones de eventos e inscripciones. Descripción general: Descripción general de los eventos.
Deja claros los roles para tu equipo
| Herramienta | Respuestas |
|---|---|
| Gestor de eventos | Quién se ha inscrito y quién se ha registrado |
| Encuestas y observaciones | Lo que se detectó en las fotos |
| Portafolio y mapa de impacto | Lo que ve el público posteriormente |
Las fotos de una jornada de voluntariado pueden etiquetarse posteriormente en una encuesta. Las listas de inscritos no son lo mismo que los registros de especies; forma al personal en consecuencia.
Consejos prácticos
| Consejo | Por qué |
|---|---|
| Publica de forma preliminar la zona de encuentro; envía por correo electrónico los puntos de reunión exactos tras su aprobación | Limita el descubrimiento fortuito de lugares sensibles |
| Da prioridad a la revisión manual para ubicaciones sensibles | Revisa la información antes de compartir los datos logísticos |
| Ofrece la posibilidad de hacer una donación tras la confirmación gratuita de la reserva | Apoyo opcional sin obligar a pagar para asistir |
| Invita a coordinadores con roles que no impliquen facturación | Roles y permisos |
Pasos
- Confirma que Events Manager está incluido en tu plan.
- Crea una pequeña prueba de inscripción de voluntarios o confirmación gratuita de asistencia con poca capacidad.
- Completa una inscripción pública y, si es necesario, un correo electrónico de aprobación.
- Envía una invitación para Añadir voluntario y acéptala desde una bandeja de entrada de prueba.
- Para talleres de pago, conecta Stripe y realiza una prueba con una entrada.
- Acuerda internamente qué eventos pueden mostrar mapas y cuáles solo la ubicación por correo electrónico.
Verificación de la configuración
- El modo de inscripción se corresponde con el tipo de evento.
- La capacidad y los flujos de aprobación pendiente funcionan correctamente.
- El correo electrónico de invitación y el enlace de aceptación funcionan correctamente.
- Las entradas de pago solo aparecen cuando los pagos de Stripe lo permiten.
Próximo paso en este flujo
Exportar un paquete de datos de Camtrap