Gérer les sessions d'événements et les inscriptions

Les ateliers sur plusieurs jours et les programmes sur le terrain utilisent des lignes de session — chacune possédant ses propres horaires et (éventuellement) sa propre capacité. Le mode d'inscription de l'événement détermine si les visiteurs doivent payer, répondre via un RSVP gratuit ou s'inscrire en tant que bénévoles. Configurez les sessions et le mode avant de promouvoir l'événement afin que la capacité et les e-mails correspondent au déroulement réel de votre journée.

Prérequis

Tableau de bord → Events Manager → Ouvrir l'événement

Inscription publique : URL de la page de l'événement ou bloc d'inscription à l'événement sur une Page.

Billets payants également : Les événements en tant que produits lorsque vous vendez via la boutique ou le portail.

Ce qui s'affiche à l'écran

Sessions : ajouter une session, début/fin, statut ; inscription publique multi-session facultative.

Mode d'inscription : Payant (paiement), Gratuit (RSVP) ou Inscription bénévole.

Approbation des inscriptions (gratuit et bénévole uniquement) : Confirmation automatique ou Examen manuel (en attente jusqu'à l'approbation dans l'onglet Participants).

Participants : liste avec approbation/refus (en cas d'examen manuel), enregistrement (check-in) et Ajouter un bénévole pour les invitations depuis le tableau de bord.

Modes d'inscription

Mode	Formulaire public	Approbation	E-mails (type)
Payant	Parcours de paiement / de billet	Le paiement sert de filtre	Reçu / confirmation de produit (parcours de la boutique)
Gratuit (RSVP)	Champs RSVP	Automatique ou manuel	En attente → confirmé, ou confirmé immédiatement
Bénévole	Champs bénévoles (nom, e-mail, téléphone/compétences/notes facultatifs)	Automatique ou manuel	En attente → confirmé, ou confirmé immédiatement ; plus les e-mails d'invitation du tableau de bord

Inscription et invitations de bénévoles

Utilisez Inscription bénévole pour les journées de conservation sur le terrain, les équipes d'organisations à but non lucratif et les rôles de programmes non rémunérés.

Formulaire public de bénévolat

1. Définissez le Mode d'inscription sur Inscription bénévole.
2. Choisissez l'Approbation des inscriptions : confirmation automatique ou examen manuel.
3. Publiez l'événement et ouvrez le formulaire public (URL de l'événement ou bloc de page).
4. Lors de l'inscription :
   • Manuel — le bénévole reçoit un e-mail d'approbation en attente ; vous approuvez ou refusez dans Participants, puis il reçoit un e-mail de confirmation.
   • Automatique — le bénévole reçoit immédiatement un e-mail de confirmation (selon la capacité).

Ajouter un bénévole (invitation) depuis le tableau de bord

1. Dans l'onglet Participants de l'événement, cliquez sur Ajouter un bénévole.
2. Saisissez le nom, l'e-mail et la session (les invitations du tableau de bord concernent une seule session à la fois).
3. Enregistrez — la plateforme crée l'inscription du bénévole et envoie un e-mail d'invitation contenant un lien d'acceptation (/events/volunteer/accept).
4. Lorsqu'il accepte, il est confirmé pour cette opportunité (et reçoit les messages de confirmation configurés).

Facultatif : activez Sessions multiples par inscription pour permettre au formulaire public d'inscrire une même adresse e-mail à plusieurs sessions en une seule fois. Les invitations du tableau de bord associent toujours une seule session par ajout.

RSVP gratuit

Mêmes choix d'approbation que pour les bénévoles. L'examen manuel utilise le flux en attente → approuver/refuser dans Participants, avec les e-mails RSVP correspondants.

Inscription payante

Utilisez Payant (paiement) lorsque des transactions financières ont lieu lors du parcours de l'événement. Pour le panier de la boutique, les codes promotionnels ou les documents du portail après l'achat, configurez également une UGS (SKU) Accès événement / Atelier de Produits numériques — consultez Les événements en tant que produits.

Étapes de mise en œuvre

1. Ouvrez votre événement (brouillon ou publié) dans Events Manager.
2. Ajoutez des lignes de session pour chaque jour ou bloc horaire.
3. Définissez le Mode d'inscription (payant, RSVP gratuit ou bénévole).
4. S'il s'agit d'un événement gratuit ou bénévole, définissez l'Approbation des inscriptions (automatique ou manuelle).
5. Activez éventuellement Sessions multiples par inscription pour la sélection multiple publique.
6. Publiez l'événement ; placez un bloc d'inscription sur une Page ou partagez l'URL publique.
7. Soumettez un test d'inscription avec une adresse e-mail personnelle et vérifiez que le bon e-mail arrive.
8. Pour les programmes de bénévolat, testez Ajouter un bénévole et utilisez le lien d'acceptation une fois.
9. Avant le jour de l'événement, consultez Participants, approuvez les lignes en attente et utilisez l'enregistrement selon les besoins.

Ce que vous verrez

Les sessions affichent le calendrier correct. Les inscriptions respectent la capacité. Les modes manuels maintiennent les personnes en attente hors de la liste des participants confirmés jusqu'à ce que vous les approuviez. Les bénévoles invités depuis le tableau de bord reçoivent un lien d'acceptation par e-mail.

Vérification de votre configuration

• Les sessions ont des horaires et une capacité définis là où vous avez besoin de limites.
• Le mode d'inscription correspond au formulaire public (payant vs RSVP vs bénévole).
• Approbation manuelle : e-mail de mise en attente → approbation → e-mail de confirmation.
• Invitation de bénévole : Ajouter un bénévole → e-mail d'invitation → la page d'acceptation fonctionne.
• La liste des participants est exploitable avant la date de l'événement.

Programmes de conservation sur le terrain : consultez également Flux de travail pour la conservation et les organisations à but non lucratif.