Gestionar sesiones de eventos y registro

Los talleres de varios días y los programas de campo utilizan filas de sesión, cada una con su propio horario y (opcionalmente) capacidad. El modo de registro en el evento controla si los visitantes pagan, confirman su asistencia de forma gratuita (RSVP) o se inscriben como voluntarios. Configure las sesiones y el modo antes de promocionar el evento para que la capacidad y los correos electrónicos coincidan con cómo se desarrollará la jornada.

Prerrequisitos

Dashboard → Events Manager → abra el evento

Inscripción pública: URL de la página del evento o un bloque de event signup en una Page

Entradas de pago también: Events as a product cuando venda a través de la tienda o el portal.

Qué está viendo

Sesiones: agregar sesión, inicio/fin, estado; inscripción pública opcional para múltiples sesiones.

Modo de registro: Paid (checkout), Free (RSVP) o Volunteer signup.

Aprobación de inscripciones (solo gratuito y voluntario): Auto-confirm o Manual review (pendiente hasta que se apruebe en Attendees).

Asistentes (Attendees): lista con funciones de aprobación/rechazo (cuando es manual), check-in y Add volunteer para invitaciones desde el panel.

Modos de registro

Modo	Formulario público	Aprobación	Correos electrónicos (habituales)
Paid	Proceso de pago / entrada	El pago actúa como filtro	Recibo / confirmación de producto (ruta de la tienda)
Free (RSVP)	Campos de RSVP	Automática o manual	Pendiente → confirmado, o confirmado de inmediato
Volunteer	Campos de voluntario (nombre, correo, teléfono/habilidades/notas opcionales)	Automática o manual	Pendiente → confirmado, o confirmado de inmediato; además de correos de invitación desde el panel

Inscripción de voluntarios e invitaciones

Utilice Volunteer signup para jornadas de campo de conservación, equipos sin fines de lucro y roles de programas no remunerados.

Formulario público de voluntarios

1. Configure Registration mode como Volunteer signup.
2. Elija Signup approval: confirmación automática o revisión manual.
3. Publique el evento y abra el formulario público (URL del evento o bloque de página).
4. Al inscribirse:
   • Manual — el voluntario recibe un correo de aprobación pendiente; usted aprueba o rechaza en Attendees, y luego recibe un correo de confirmación.
   • Auto — el voluntario recibe un correo de confirmación de inmediato (sujeto a capacidad).

Agregar voluntario desde el panel (invitación)

1. En la pestaña Attendees del evento, haga clic en Add volunteer.
2. Ingrese el nombre, el correo electrónico y la sesión (las invitaciones desde el panel son para una sesión a la vez).
3. Guarde: la plataforma crea el registro del voluntario y envía un correo de invitación con un enlace de aceptación (/events/volunteer/accept).
4. Cuando aceptan, quedan confirmados para esa oportunidad (y reciben los mensajes de confirmación configurados).

Opcional: active Multiple sessions per signup para que el formulario público pueda registrar un correo electrónico para varias sesiones a la vez. Las invitaciones desde el panel siguen asignando una sesión por cada adición.

RSVP gratuito

Mismas opciones de aprobación que para los voluntarios. La revisión manual utiliza el flujo pendiente → aprobar/rechazar en Attendees, con los correos de RSVP correspondientes.

Registro de pago

Utilice Paid (checkout) cuando se realicen transacciones monetarias en el flujo del evento. Para el carrito de la tienda, códigos promocionales o materiales del portal después de la compra, configure también un SKU de Event Access / Workshop en Digital Products; consulte Events as a product.

Pasos de implementación

1. Abra su evento en borrador o publicado en Events Manager.
2. Agregue filas de sesión para cada día o bloque horario.
3. Configure el modo de registro (de pago, RSVP gratuito o voluntario).
4. Si es gratuito o de voluntariado, configure la aprobación de inscripciones (automática o manual).
5. Opcionalmente, habilite Multiple sessions per signup para la selección múltiple pública.
6. Publique el evento; coloque un bloque de inscripción en una Page o comparta la URL pública.
7. Envíe una inscripción de prueba con un correo electrónico personal y confirme que llegue el correo correcto.
8. Para los programas de voluntarios, pruebe Add volunteer y complete el enlace de aceptación una vez.
9. Antes del día del evento, revise Attendees, apruebe las filas pendientes y utilice el check-in según sea necesario.

Qué verá

Las sesiones muestran el horario correcto. Las inscripciones respetan la capacidad. Los modos manuales mantienen a las personas pendientes fuera de la lista de confirmados hasta que usted las apruebe. Los voluntarios invitados desde el panel reciben un enlace de aceptación por correo electrónico.

Verificación de su configuración

• Las sesiones tienen horarios y capacidad configurados donde se necesitan límites.
• El modo de registro coincide con el formulario público (de pago vs. RSVP vs. voluntario).
• Aprobación manual: correo de pendiente → aprobar → correo de confirmado.
• Invitación de voluntario: Add volunteer → correo de invitación → la página de aceptación funciona correctamente.
• La lista de asistentes está lista para usarse antes de la fecha del evento.

Programas de campo de conservación: consulte también Conservation & nonprofit workflow.