Veranstaltungssessions und -registrierung verwalten

Mehritgige Workshops und Feldprogramme verwenden Session-Zeilen – jede mit eigener Uhrzeit und (optionaler) Kapazität. Der Registrierungsmodus der Veranstaltung steuert, ob Besucher bezahlen, sich kostenlos per RSVP anmelden oder sich als Ehrenamtliche registrieren. Konfigurieren Sie Sessions und den Modus, bevor Sie die Veranstaltung bewerben, damit Kapazität und E-Mails zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passen.

Voraussetzungen

Dashboard → Events Manager → Veranstaltung öffnen

Öffentliche Anmeldung: URL der Veranstaltungsseite oder ein Veranstaltungsanmeldeblock auf einer Seite

Kostenpflichtige Tickets ebenfalls: Events als Produkt beim Verkauf über den Shop oder das Portal

Was Sie sehen

Sessions: Session hinzufügen, Start/Ende, Status; optionale öffentliche Anmeldung für mehrere Sessions.

Registrierungsmodus: Kostenpflichtig (Checkout), Kostenlos (RSVP) oder Ehrenamtlichen-Anmeldung.

Anmeldegenehmigung (nur für kostenlos und ehrenamtlich): Automatisch bestätigen oder Manuelle Überprüfung (ausstehend, bis auf der Teilnehmerliste genehmigt).

Teilnehmer: Liste mit Genehmigen/Ablehnen (bei manueller Prüfung), Check-in und Ehrenamtliche hinzufügen für Dashboard-Einladungen.

Registrierungsmodi

Modus	Öffentliches Formular	Genehmigung	E-Mails (typisch)
Kostenpflichtig	Checkout-/Ticketpfad	Zahlung ist das Tor	Quittung / Produktbestätigung (Shoppfad)
Kostenlos (RSVP)	RSVP-Felder	Automatisch oder manuell	Ausstehend → bestätigt oder sofort bestätigt
Ehrenamtlich	Ehrenamtlichen-Felder (Name, E-Mail, optional Telefon/Fähigkeiten/Notizen)	Automatisch oder manuell	Ausstehend → bestätigt oder sofort bestätigt; plus Dashboard-Einladungs-E-Mails

Ehrenamtlichen-Anmeldung und -Einladungen

Verwenden Sie Ehrenamtlichen-Anmeldung für Naturschutz-Feldtage, Non-Profit-Teams und unbezahlte Programmrollen.

Öffentliches Formular für Ehrenamtliche

1. Setzen Sie den Registrierungsmodus auf Ehrenamtlichen-Anmeldung.
2. Wählen Sie die Anmeldegenehmigung: Automatisch bestätigen oder manuelle Überprüfung.
3. Veröffentlichen Sie die Veranstaltung und öffnen Sie das öffentliche Formular (Veranstaltungs-URL oder Seitenblock).
4. Bei der Anmeldung:
   • Manuell – der/die Ehrenamtliche erhält eine E-Mail zur ausstehenden Genehmigung; Sie genehmigen oder lehnen auf der Teilnehmerliste ab, woraufhin eine Bestätigungs-E-Mail versendet wird.
   • Automatisch – der/die Ehrenamtliche erhält sofort eine Bestätigungs-E-Mail (vorbehaltlich der Kapazität).

Dashboard: Ehrenamtliche hinzufügen (Einladen)

1. Klicken Sie im Veranstaltungs-Tab Teilnehmer auf Ehrenamtliche hinzufügen.
2. Geben Sie Name, E-Mail und Session ein (Dashboard-Einladungen gelten für jeweils eine Session).
3. Speichern – die ArtInStack erstellt die Ehrenamtlichen-Registrierung und sendet eine Einladungs-E-Mail mit einem Annahmelink (/events/volunteer/accept).
4. Nach der Annahme sind sie für diese Gelegenheit bestätigt (und erhalten Bestätigungsnachrichten wie konfiguriert).

Optional: Aktivieren Sie Mehrere Sessions pro Anmeldung, damit das öffentliche Formular eine E-Mail-Adresse für mehrere Sessions gleichzeitig registrieren kann. Dashboard-Einladungen fügen weiterhin pro Hinzufügung eine Session hinzu.

Kostenloses RSVP

Gleiche Genehmigungsoptionen wie bei Ehrenamtlichen. Die manuelle Überprüfung verwendet ausstehend → genehmigen/ablehnen auf der Teilnehmerliste mit entsprechenden RSVP-E-Mails.

Kostenpflichtige Registrierung

Verwenden Sie Kostenpflichtig (Checkout), wenn im Rahmen der Veranstaltung Geld fließt. Für den Shop-Warenkorb, Rabattcodes oder Portalkursmaterialien nach dem Kauf konfigurieren Sie zusätzlich eine SKU für digitale Produkte unter Veranstaltungszugang / Workshop – siehe Events als Produkt.

Implementierungsschritte

1. Öffnen Sie Ihren Entwurf oder Ihre veröffentlichte Veranstaltung im Events Manager.
2. Fügen Sie Session-Zeilen für jeden Tag oder Zeitblock hinzu.
3. Legen Sie den Registrierungsmodus fest (kostenpflichtig, kostenloses RSVP oder Ehrenamtlich).
4. Wenn kostenlos oder ehrenamtlich, legen Sie die Anmeldegenehmigung fest (automatisch oder manuell).
5. Aktivieren Sie optional Mehrere Sessions pro Anmeldung für die öffentliche Mehrfachauswahl.
6. Veröffentlichen Sie die Veranstaltung; platzieren Sie einen Anmeldeblock auf einer Seite oder teilen Sie die öffentliche URL.
7. Senden Sie eine Testanmeldung mit einer persönlichen E-Mail-Adresse und vergewissern Sie sich, dass die korrekte E-Mail ankommt.
8. Testen Sie für Ehrenamtlichen-Programme Ehrenamtliche hinzufügen und rufen Sie den Annahmelink einmal auf.
9. Überprüfen Sie vor dem Veranstaltungstag die Teilnehmerliste, genehmigen Sie ausstehende Einträge und nutzen Sie bei Bedarf den Check-in.

Was Sie sehen werden

Sessions zeigen den korrekten Zeitplan. Anmeldungen respektieren die Kapazität. Manuelle Modi halten Personen mit ausstehendem Status von der bestätigten Liste fern, bis Sie diese genehmigen. Aus dem Dashboard eingeladene Ehrenamtliche erhalten einen Annahmelink per E-Mail.

Überprüfung Ihrer Einrichtung

• Sessions haben Uhrzeiten und festgelegte Kapazitäten, wo Limits erforderlich sind.
• Der Registrierungsmodus entspricht dem öffentlichen Formular (kostenpflichtig vs. RSVP vs. Ehrenamtlich).
• Manuelle Genehmigung: E-Mail für Ausstehend → genehmigen → Bestätigungs-E-Mail.
• Ehrenamtlichen-Einladung: Ehrenamtliche hinzufügen → Einladungs-E-Mail → Annahmeseite wird erfolgreich geladen.
• Die Teilnehmerliste ist vor dem Veranstaltungsdatum einsatzbereit.

Feldprogramme im Naturschutz: Siehe auch Naturschutz- und Non-Profit-Workflow.